Değerli Proje Yürütücülerimiz,
Birimimiz tarafından koordinasyonu sağlanan dış kaynaklı projeler (TÜBİTAK, TÜSEB, Avrupa Birliği projeleri vb.) kapsamında gerçekleştirilecek satın alma işlemlerine ilişkin süreç akışı aşağıda bilgilerinize sunulmaktadır.
|
DIŞ KAYNAKLI PROJELER |
||
|
No |
Faaliyet Akışı |
İlgili Doküman |
|
1 |
Proje yürütücüsü tarafından satın alınması talep edilen mal veya hizmete ilişkin Satın Alma Talep Formu ile Teknik Şartname, ıslak imzalı olarak Birime elden teslim edilir. |
Satın Alma Talep Formu |
|
2 |
Talep edilen mal veya hizmet alımına ilişkin Onay Belgesi düzenlenerek gerçekleştirme görevlisi ile harcama yetkilisinin onayına sunulur. |
Onay Belgesi |
|
3 |
Doğrudan temin yöntemiyle satın alınmasına karar verilen mal veya hizmete ilişkin piyasa fiyat araştırması, Piyasa Fiyat Araştırması Komisyonu tarafından gerçekleştirilir ve temin edilen teklifler Birime teslim edilir. |
|
|
4 |
Birim tarafından Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı düzenlenerek Piyasa Fiyat Araştırma Komisyonu üyelerinin imzası alınmak üzere proje yürütücüsüne e-posta aracılığıyla ulaştırılır. |
Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı |
|
5 |
Birim tarafından Harcama Ön İzin yazısı hazırlanarak BAP Koordinatörü ve Rektör Yardımcısının onayına sunulur. |
Harcama Ön İzin Yazısı |
|
6 |
En uygun teklifi sunan ve gerekli şartları sağlayan firma/kuruma, fatura bilgilerini içeren sipariş yazısı/e-postası Birim tarafından gönderilir. Sipariş bildiriminin ardından proje yürütücüsü, firma/kurum ile iletişime geçerek mal veya hizmetin teslim sürecini takip eder. |
|
|
7 |
Yüklenici firma tarafından düzenlenecek faturaya ilişkin taslak, fatura kesilmeden önce kontrol edilmek üzere BAP Koordinasyon Birimine iletilir. Yüklenici firma, fatura ile birlikte mal veya hizmeti proje yürütücüsüne teslim eder |
Fatura |
|
8 |
Proje yürütücüsü, mal alımına ilişkin faturayı bağlı bulunduğu birimin Taşınır Kayıt Yetkilisine teslim eder. Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından Muayene ve Kabul Tutanağı düzenlenerek Muayene ve Kabul Komisyonu üyelerinin imzasına sunulur. |
Muayene ve Kabul Tutanağı |
|
9 |
İlgili alım, eğer Hizmet alımıysa faturası BAPK Birimine ulaştırılır. |
|
|
10 |
Proje yürütücüsünün bağlı bulunduğu akademik birimin Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından alıma ilişkin Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. |
Taşınır İşlem Fişi |
|
11 |
Gerekli belgelerin (fatura, Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağı, Taşınır İşlem Fişi) BAP Koordinasyon Birimine ulaşmasının ardından HYS üzerinden Ödeme Emri Belgesi oluşturularak imzaya sunulur. |
|
|
12 |
Ödeme işleminin tamamlanmasının ardından, sistem üzerinde gerekli güncellemeler yapılarak proje bütçe bilgileri güncellenir ve ödeme evrakları proje dosyasına kaldırılır. |
Ödeme Evrakları |