YALOVA ÜNİVERSİTESİ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ (YUBAP)
OTOMASYONUNA HOŞGELDİNİZ
Sayın Proje Yöneticisi,
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi 2017 Yılı 1.Dönem Proje başvuru tarihinin 22 Mart-15 Nisan 2.Dönem Proje başvuru tarihinin 1-15 Eylül olarak alınması kararlaştırılmıştır.
BAP Koordinasyon Birimi sizlere daha hızlı hizmet verebilmek, gecikmeleri azaltmak, kaynaklarımızın daha verimli ve etkin bir şekilde kullanılmasını sağlamak için gayret etmektedir. Bu kapsamda Proje Değerlendirme İzleme Sistemi (BAP Otomasyonu) faaliyete alınmıştır. Bu otomasyon programı projelerin başvurusundan sonuçlandırılmasına kadar projelerin; satın alma ve muhasebe işlemleri, ara raporlar ve sonuç raporu, ek süre ve ek ödenek dâhil tüm verilerin elektronik ortamda gerçekleştirilebilmesi ve izlenmesi amacıyla tasarlanmıştır.
Olası soru ve taleplerinizi birimimizin bap@yalova.edu.tr;kucukefeali@yalova.edu.tr;hasan.simsek@yalova.edu.tr uzantılı e-postaları üzerinden bize iletmeniz sizlere ait projelerin işlemlerini hızlı ve kesintisiz bir şekilde tamamlamanıza kolaylık sağlayacaktır.
BAP OTOMASYONU İŞLEM AKIŞ SÜRECİ
http://ubs.yalova.edu.tr/HelpPages/SRP/Video/BAP_Ogretim_Elemani_Kullan%C4%B1m_Kilavuzu.mp4
Öncelikle otomasyon sistemimize giriş yapabilmeniz için @yalova.edu.tr uzantılı bir e-posta hesabınız olması gerekmektedir (@yalova.edu.tr uzantılı e-posta adresine sahip değilseniz Y.Ü. Bilgi İşlem Daire Başkanlığından temin edebilirsiniz).
Sisteme giriş için sağ üst köşede bulunan Otomasyona Giriş (ubs.yalova.edu.tr) butonunu tıklayıp, giriş türünü proje yöneticisi iseniz Yürütücü olarak seçtikten sonra, kullanıcı adı kısmına @yalova.edu.tr uzantılı e-posta adresinizi ve bu adrese ait şifrenizi kullanarak giriş yapabilirsiniz.
Daha sonra otomasyon sayfamızın üst tarafında yer alan linkler vasıtasıyla işlemlerinizi yapabilirsiniz.
Sisteme ilk defa giriş yapacaksanız, önce bilgilerim kısmından kişisel bilgilerinizi, daha sonra özgeçmiş formunu doldurmanız gerekmektedir.
Yeni bir proje başvurusu yapacağınız zaman ÖĞRETİM ELEMANI SİSTEMİ - BAP İŞLEMLERİ- Proje İşlemleri seçilerek giriş yapılır.
DEVAM EDEN, TASLAKLAR, ÇALIŞANI OLDUĞUM Sekmeleri gelecektir.
Yeni Proje Başvurusu için YENİ PROJE sekmesi seçilir. Bu ekranda Yardım Videosu ve Dokümanını indirerek inceleyebilirsiniz. Gelen alanlarda istenen bilgiler eksiksiz doldurulur ve her sayfada Taslağı KAYDET butonu seçilerek Proje Başvurusuna devam edilir.
Proje başvurusuna Proje Türü seçilerek işleme devam edilir. Tüm sekmeler her sayfada KAYDET butonuna basılarak sayfanın kaydedilmesi sağlanır. Kurum dışı Araştırmacı Personel ve alım yapılacak Malzemelere ilişkin teknik şartnameler ve proforma faturalar, toplu olarak sisteme girilebilir ve her malzeme için girilen bu malzemeler seçilerek malzeme girişine devam edilir. Proforma girişi için “Toplu Proforma Girişi” butonu, toplu teknik şartname girebilmek içinse “Toplu Teknik Şartname Girişi” butonu kullanılır.
Yapmış olduğunuz tüm işlemlerin çıktılarını 1 adet ıslak imzalı bir şekilde BAP Koordinasyon Birimine vermeniz gerekmektedir. İşleminize ait başvuru çıktılarınız birimimize ulaşmadığı sürece gündeme alınmayacaktır.
Otomasyon sistemine giriş yaparken herhangi bir sıkıntı yaşanmaması ve sistemi etkin bir şekilde kullanabilmeniz için Mozilla Firefox veya Google Chrome internet tarayıcılarını (güncel sürüm) kullanınız. Explorer ile giriş yapmayınız.
Soru ve taleplerinizi bap@yalova.edu.tr; kucukefeali@yalova.edu.tr; hasan.simsek@yalova.edu.tr adresi üzerinden iletmeniz, birim personelinin sizlere ait projelerin işlemlerini hızlı ve kesintisiz bir şekilde tamamlamalarına kolaylık sağlayacaktır. Bu nedenle her türlü soru veya taleplerinizi e-posta veya sistem üzerinden iletmenizi bekliyor, anlayışınız için çok teşekkür ediyoruz.
Proje başvurusu ve kabul sonrası yapılacaklar işlemlerin doküman Klavuzu ve Videosu aşağıda verilmiştir.
http://ubs.yalova.edu.tr/HelpPages/SRP/Document/BAP_Ogretim_Elemani_Kullan%C4%B1m_Kilavuzu.pdf
http://ubs.yalova.edu.tr/HelpPages/SRP/Video/BAP_Ogretim_Elemani_Kullan%C4%B1m_Kilavuzu.mp4
Ayrıca Bilimsel Araştırmalar Projeleri Yönetmeliği gereğince Yükseklisans ve Doktora Projeleri kapsamında projede araştırmacı olarak yer alan öğrencinin mezun olması durumunda proje kapsamında harcama yapılamaz
Projelerin komisyon tarafından karara bağlanmasının ardından kabul edilmesi dahilinde potokol imzalandıktan sonra projenin yasal süresi başlamış olacaktır.
Bir diğer husus ise proje süresi ek süreler dâhil 36 ayı geçememektedir.
Saygılarımızla
YUBAP KOORDİNASYON BİRİMİ